展示会出展準備｜表示物チェックリスト｜誉PRINTING

展示会出展準備では「何を伝えるか」から表示物を考える

社名・商品説明・案内の3つに分ける

最初から看板やパネルの種類を選ぶのではなく、来場者に伝えたい情報を書き出してみましょう。表示物の役割を分けると、必要なものと重複しているものが分かりやすくなります。

社名表示：どの会社のブースか、何を扱っている会社かを伝える
商品説明：商品の特長や使い方、どのような場面で役立つかを伝える
案内表示：受付・実演・資料配布などの場所を伝える

例えば、社名を大きく表示していても、取り扱う商品やサービスが分からなければ、来場者が自分に関係のあるブースか判断しにくくなります。会社名とあわせて、事業内容が分かる短い言葉を用意しましょう。

来場者に覚えてほしい内容を1つ決める

伝えたいことをすべて同じ大きさで並べると、どこから読めばよいか分かりにくくなります。まずは「今回の展示会で、一番覚えて帰ってほしいこと」を1つ決めてください。

新商品の紹介であれば商品名と主な特長、サービスの紹介であれば解決できる課題を中心にします。そのうえで、詳しい情報を説明パネルや配布資料に分けて整理しましょう。

社名とサービス内容を通路側から分かるようにする

社名だけでなく「何を扱う会社か」を添える

初めて自社を知る来場者にも伝わるように、社名の近くには商品やサービスを説明する短い言葉を添えます。

例えば、ステンレスボトルを紹介するブースなら、「ステンレスボトルの商品展示」のように、扱っているものが具体的に分かる表現にします。抽象的なキャッチコピーだけに頼らず、来場者が内容を判断できる情報を入れることが大切です。

遠くから見せたい社名や主なメッセージと、近くで読んでもらう詳しい説明では、表示する場所と文字の大きさを分けて考えましょう。

人や展示商品で表示が隠れないか確認する

図面上では見えていても、実際に机や商品を置き、スタッフが立つと表示が隠れることがあります。ブースの正面だけでなく、来場者が歩いてくる左右の方向からも確認してください。

受付にスタッフが立っても、社名や主なメッセージが見えるか
展示商品やモニターで、大切な文字が隠れないか
表示物がブースの入口や移動スペースをふさいでいないか
主催者が定める高さや設置範囲の条件に合っているか

ブースの背景面に社名やサービス内容をまとめて表示する方法として、印刷した生地をフレームに取り付けるテンションファブリックもあります。設置できる寸法や組み立て方法を確認しながら検討しましょう。

テンションファブリックの商品一覧はこちら

商品説明は伝える内容を絞って準備する

商品名・特長・利用場面を整理する

商品説明パネルは、カタログの文章をそのまま載せるのではなく、立ち止まった来場者が要点をつかめる内容に整理します。まずは、次の3点をまとめてみましょう。

商品名：何という商品なのか
主な特長：どのような点が便利なのか
利用場面：誰が、どのような場面で使うのか

例えば、ボトルの商品説明であれば、商品名の下に「軽量」「保温・保冷」「持ち運びやすい」など、伝えたい特長を整理します。実際に掲載する表現は、商品の仕様や確認できる性能に合わせてください。

文章だけでは伝わりにくい場合は、商品写真や使用場面の写真を添えると、内容を理解する手がかりになります。

詳しい説明は資料やスタッフの案内につなげる

仕様や導入条件などの詳しい情報は、配布資料やスタッフの説明に分けると、パネルの情報量を抑えられます。

商品ページへ案内するQRコードを載せる場合は、何のページが開くか分かるように「詳しい仕様はこちら」などの言葉を添えましょう。印刷前には実際に読み取り、公開されている正しいページに移動するか確認します。

受付・実演・資料配布の案内を用意する

来場者が迷いやすい場所を探す

ブースに興味を持っても、「どこに声をかければよいか」「資料を持ち帰ってよいか」が分からないと、来場者が立ち寄るきっかけを逃すことがあります。

ブース内で行うことを確認し、必要な場所に短い案内を用意しましょう。

受付場所には「受付」
自由に持ち帰れる資料には「資料はこちら」「ご自由にお取りください」
実演を行う場所には「実演コーナー」や開始時刻
個別相談の場所には「ご相談はこちら」

案内を増やしすぎると、かえって重要な表示が埋もれてしまいます。来場者が判断に迷う場所を優先して設置してください。

表示の言葉とスタッフの案内をそろえる

表示物に「実演コーナー」と書いているのに、スタッフが別の呼び方をしていると、来場者が迷う原因になります。事前の打ち合わせで、場所の名称や案内する言葉をそろえておきましょう。

時間によって案内内容が変わる場合は、差し替える表示物を準備し、交換する担当者も決めておくと当日の運営がスムーズです。

発注前にサイズ・設置方法・納品日を確認する

会場の規定と設置できる範囲を確認する

表示内容が決まったら、設置する場所の寸法と取り付け方法を確認します。印刷面の大きさだけでなく、スタンドの脚や土台を含めた設置寸法も確認してください。

会場の壁面への取り付けや吊り下げが自由にできるとは限りません。主催者の出展マニュアルを確認し、不明な点は発注前に問い合わせましょう。

表示物本体と土台を含めて、小間内に収まるか
使用する固定方法が会場で認められているか
電源が必要な場合、申請や配線の準備ができているか
素材や防炎に関する指定がある場合、その条件を満たしているか

表示内容の確定日と受取日を決める

納品日を決めるときは、展示会の開催日だけでなく、搬入日や設営日から逆算します。受け取った表示物を確認する時間も予定に含めておきましょう。

製作に必要な日数は商品や数量、印刷内容によって異なります。注文前に納期を確認し、原稿の作成、社内確認、修正、入稿の期限を決めてください。

会場への直送を希望する場合は、受け取り可能な日時、送り状の記載方法、荷物を受け取る担当者を確認しておくことも必要です。

搬入前に表示物チェックリストで最終確認する

社名・表記・QRコードの読み取りを確認する

表示物が届いたら、梱包したままにせず、一度開いて内容を確認します。画面で確認した原稿と、実際の印刷物では見え方が異なるため、少し離れた位置からも見てみましょう。

社名・商品名・サービス名に誤りがない
掲載する仕様や説明が、実際の商品と一致している
必要な文字や写真が切れていない
案内表示の名称が、当日の運営内容と一致している
QRコードが読み取れ、意図したページが開く
注文したサイズと数量がそろっている

設置に必要な部材と梱包内容を確認する

印刷物だけが届いても、スタンドや取り付け部材がなければ設置できません。本体・印刷物・付属品を一組として確認しましょう。

フレーム・土台・接続部品などがそろっている
組み立て手順を確認できる説明書がある
必要な工具や、会場で使用できる固定用品を用意している
搬入時に傷や折れを防げるよう梱包している
どの箱に何が入っているか分かるようにしている
会場で設置する担当者と設置場所を共有している

展示会の表示物は、数を増やすことよりも、必要な情報を、必要な場所で伝えられるようにすることが大切です。社名・商品説明・案内の3つに分けて整理し、設置条件と納品予定を確認しながら準備を進めましょう。

誉PRINTINGでは、案内に使う看板や、ブースの背景面を演出するテンションファブリックなどを取り扱っています。表示したい内容と設置スペースに合わせて、必要なアイテムをご確認ください。

看板の商品一覧はこちらテンションファブリックの商品一覧はこちら

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